Program za izradu faktura

Ponavljajuća faktura


Ponavljajuća faktura: Detaljno objašnjenje

Definicija ponavljajuće fakture

Ponavljajuću fakturu tvrtka koristi kada kupac redovito naručuje iste proizvode ili usluge, uz iste odredbe i uvjete. Iako vrijeme transakcije može biti različito, mora biti dosljedno i nakon određenog razdoblja.

Ponavljajuća se faktura može slati dnevno, tjedno, mjesečno ili prema potrebi s određenom periodičnom učestalošću. Na ponavljajućoj fakturi sav sadržaj kao što su proizvod ili usluga, informacije o klijentu i PDV ostaju isti iz razdoblja u razdoblje.

Za učinkovito korištenje modela ponavljajuće fakture, obje strane (dobavljač i kupac) moraju se složiti da neće biti promjena u uvjetima trgovanja. Ako dođe do promjene uvjeta, tada će se ponavljajuće fakture morati ažurirati kako bi odražavale te promjene.

Glavna svrha slanja ponavljajućih faktura je pojednostaviti proces fakturiranja uz smanjenje administrativnog opterećenja tima koji upravlja naplatom.

Objasnimo na primjeru. Recimo da tvrtka ABC pruža usluge zaštite poslovnog objekta koji je u izgradnji po ugovorenoj cijeni od 1500 dolara mjesečno. Za tvrtku ABC korisno je koristiti ponavljajuću fakturu jer će uvjeti, kao što su usluge, cijene i drugi detalji, najvjerojatnije ostati nepromijenjeni. Osim toga, najvjerojatnije postoji potreba za pružanjem sigurnosnih usluga na duži period.

Detaljno objašnjenje

Čini se da je izdavanje faktura prilično jednostavan administrativni postupak. Međutim, mala greška može imati značajan utjecaj na cjelokupni poslovni proces. Za bolju poslovnu učinkovitost uvijek postoji potreba za smanjenjem ukupnog vremena za ove administrativne procese.

Ponavljajuća se faktura može koristiti kada stalni kupci tvrtke redovito naručuju iste proizvode ili usluge, a sadržaj ove fakture je isti kao i kod prethodne fakture. Ne bi trebalo biti nikakvih promjena u specifikaciji ili količini proizvoda, ali kao što je prije spomenuto, ako postoji potreba, ponavljajuća se faktura također može ažurirati kako bi odražavala sve promjene.

Slijede neke situacije u kojima ponavljajuće fakture mogu biti učinkovite:

  • Iznajmljivanje opreme

    U ovoj situaciji logično je koristiti ponavljajuću fakturu jer se oprema obično iznajmljuje na duži rok i fakturira se mjesečno. Nadalje, iznos naplate se ne mijenja često.

  • Mjesečni ugovor

    U ovoj situaciji, kada se roba ili usluge isporučuju ili obavljaju svaki mjesec, to općenito ne zahtijeva nikakvu promjenu u količini robe ili usluga. Korištenje ponavljajućih faktura u ovoj je situaciji prednost jer olakšava upravljanje fakturama i fakturiranjem.

  • Članarina

    Korištenje ponavljajućih faktura za članarine je praktično jer se članarine prikupljaju u redovitim intervalima.

  • Usluge održavanja i sigurnosti

    Općenito, održavanje se obavlja u redovitim intervalima i slično, ugovori o sigurnosti nude se na duža redovita razdoblja. Korištenje ponavljajućih faktura u ovim situacijama je solidan plan i to će dovesti do lakših procesa upravljanja fakturama.

Ako se vaša tvrtka temelji na modelu prihoda, kao što je tvrtka za iznajmljivanje, zaštitarska tvrtka, članstvo ili periodična marketinška tvrtka, tada bi bilo idealno koristiti ponavljajuće fakture.

Sadržaj ili informacije koje su potrebne za postavljanje ponavljajućih faktura više su od onoga što bi vam obično trebalo za standardnu fakturu. Dodatni korak je da ćete morati postaviti učestalost faktura kada postavite ponavljajuću fakturu. Za postavljanje ponavljajuće fakture potreban je sljedeći sadržaj ili informacija:

  • Podaci o kupcu.
  • Dogovoreni uvjeti za cijenu, količinu i ostalo.
  • Učestalost fakturiranja, opcije slanja i druge povezane informacije. U programu za izradu faktura možete odabrati automatsko slanje svih ponavljajućih faktura. Ako je potrebno odobrenje prije slanja, program za izradu faktura također ima mogućnost za to. To znači da ćete imati mogućnost odabira automatskog ili ručnog slanja ponavljajuće fakture. Osim toga, također možete imati mogućnost postavljanja sezonskog fakturiranja.

Prednosti korištenja ponavljajućih faktura

Slijede neke prednosti korištenja ponavljajuće fakture:

  • Administrativni posao kojim upravlja odjel za naplatu uvelike je smanjen, što znači da se štedi vrijeme i smanjuju troškovi. Razlog tome je što je program za izradu faktura postavljen na automatsko slanje i upravljanje fakturama.
  • Pravovremena naplata pomaže osigurati da se cijelim procesom naplate pravilno upravlja. Ova naplata, na pravodobnoj osnovi, omogućit će upravljanje novčanim tokom i time pomoći u ukupnoj likvidnosti poslovanja.
  • Budući da je program za izradu faktura vrlo precizan, smanjuje se rizik od fakturiranja manjeg iznosa.
  • Budući da se sadržaj fakture automatski replicira prethodnom fakturom pomoću programa za izradu faktura, bit će manje pogrešaka prilikom izrade i slanja ponavljajućih faktura.
  • Korištenje ponavljajućih faktura također može izravno utjecati na odnos koji imate sa svojim kupcem i klijentima. To je zato što niti jedna strana ne mora brinuti o promjeni stopa i drugih uvjeta. Ove specifikacije su već određene. Fakture se uvijek šalju na vrijeme, bez rizika da fakture nedostaju. Tako se stvaraju bolja poslovna udruživanja i odnosi koji ostavljaju dobar profesionalni dojam na vašeg kupca.
  • Uz korištenje ponavljajućih faktura, od vaših kupaca očekuju se pravodobna i brza plaćanja. Fakture se šalju u isto vrijeme svakog razdoblja, na primjer 1. u mjesecu. Kupac će se uskladiti s vašim ciklusom naplate i to će povećati vjerojatnost da će vašem plaćanju dati prednost pri plaćanju vaših faktura. Budući da će kupac znati koja se plaćanja očekuju u svakom razdoblju, bit će dovoljno vremena da kupac izvrši plaćanje na vrijeme.
  • Posljedica pravovremenog plaćanja od strane kupca je da će ponavljajuće fakture dovesti do poboljšanja statusa novčanog toka vašeg poslovanja.

Nedostaci korištenja ponavljajućih faktura

Slijede neki nedostaci koji se odnose na ponavljajuće fakture:

  • Ponavljajuće fakture ne traju zauvijek. Postoji snažna potreba da se kupac zadrži angažiranim, inače bi tvrtka mogla izgubiti sve svoje redovite prihode. Ono što se čini većim izazovom je obratiti pozornost na zadržavanje kupaca i njihov angažman.
  • Poduzeću može biti teško upravljati priljevom posla. Ako je tvrtka mala i ne može biti prilagodljiva, postojat će samo ograničena upotreba modela ponavljajućih faktura.
  • Priprema modula ponavljajuće fakture u programu za izradu faktura može se pokazati skupom. Prije nego se odlučite za ovo, mora se provesti analiza troškova i koristi.
  • Možda će biti poteškoća u osiguravanju usklađenosti s ponavljajućim fakturama.
  • Ako se klijent prebaci na drugi plan, tvrtka će možda morati dodati trenutne module fakturiranja. To će dovesti do daljnjih troškova.
  • Potrebna je koordinacija s više razine odjela kako bi se uspješno izvršio model ponavljajuće fakture. Potreban je pravovremeni unos od odjela prodaje i tehničkih odjela koji obavljaju usluge.

Savjeti za upravljanje modelom ponavljajućeg fakturiranja

Sljedeći savjeti mogu biti korisni u upravljanju sustavom ponavljajućih faktura:

  • Potrebno je paziti da učestalost fakturiranja bude točno postavljena.
  • Morate obratiti posebnu pozornost na ažuriranje stope PDV-a. Ako dođe do promjena u stopi PDV-a, sustav treba odmah ažurirati kako bi se osiguralo točno fakturiranje.
  • Mudro je staviti određeni naglasak na angažman korisnika i nastavak dobrog odnosa s klijentom. Ovo će osigurati dugotrajnost sustava ponavljajuće fakture.
  • Svaka promjena modela ponavljajuće fakture trebala bi biti podržana od strane ugovornog tijela. Promjene u ponavljajućem modelu moraju biti usklađene s ugovorom.

Zaključak

Tvrtka koristi ponavljajuće fakture kada se isti proizvod ili usluga prodaju i pružaju kupcu nakon redovitih intervala. Ovaj sustav je okosnica za poslovanje temeljeno na pretplatničkom članstvu. Kako biste koristili model ponavljajuće fakture, uvjeti trgovine trebaju ostati fiksni. Ako dođe do promjene, to se mora odraziti u računovodstvenom sustavu.

Poslovanja koja koriste model ponavljajuće fakture uključuju, ali nisu ograničena na, najam opreme, usluge mjesečnog ugovora, članstvo, održavanje, sigurnosne usluge i druge.

Postoje mnoge prednosti korištenja ponavljajućih faktura, kao što su smanjenje vremena i troškova za odjel za naplatu, poboljšan status novčanog toka, poboljšan odnos s klijentima, učinkovita naplata plaćanja i smanjenje rizika od fakturiranja manjeg iznosa.

Međutim, postoje i značajni izazovi. Takvi izazovi su poteškoće u upravljanju priljevom usluga, osiguravanju zadovoljstva i angažmana korisnika, kao i činjenica da modul ponavljajuće fakture može zahtijevati veće troškove.

Postoje određeni savjeti za upravljanje uspješnim modelom ponavljajuće fakture. Ovi savjeti uključuju odgovarajuće postavljanje učestalosti izdavanja faktura, ažuriranje promjena u poreznoj politici, osiguravanje zadovoljstva korisnika i osiguravanje postojanja ugovornog ovlaštenja za bilo kakve promjene u uvjetima ponavljajućih faktura.

Često postavljana pitanja

Koje tvrtke trebaju koristiti ponavljajuće fakture?

Prikladno je za tvrtke koje klijentima naplaćuju fakture nakon određenih intervala da koriste model ponavljajuće fakture. Ako postoji dosljedna trgovina s kupcima pod istim uvjetima, tada će model ponavljajućeg računa biti idealan za korištenje.

Kako je automatizacija povezana s ponavljajućim fakturama?

Ponavljajuća se faktura odnosi na automatizaciju jer se fakture s istim uvjetima automatski šalju korisniku u svakom razdoblju. Stoga nema potrebe često ažurirati sadržaj fakture.

Kako je zadovoljstvo korisnika povezano s ponavljajućim fakturama?

Budući da se fakture šalju na vrijeme, bez propuštanja datuma, ostavlja se dojam da ste profesionalni i pouzdan pružatelj usluga i poslovni partner. To dovodi do većeg zadovoljstva korisnika i poboljšat će dugoročni poslovni odnos i povezanost koju imate sa svojim klijentom.

Je li izazovno upravljati modelom ponavljajuće fakture?

Upravljanje modelom ponavljajuće fakture može biti izazovno. Određene tvrtke možda neće biti sposobne upravljati priljevom posla koji proizlazi iz modela ponavljajuće fakture. Osim toga, budući da se okolnosti stalno mijenjaju, može biti teško upravljati dugoročnim zadovoljstvom i angažmanom kupaca.


Ostale vrste faktura: